Brände verhindern beginnt auf dem Papier: Wer die richtigen Nachweise, Pläne und Protokolle greifbar hat, schafft Klarheit für Behörden, Versicherer und die eigene Belegschaft – und legt die Basis für wirksamen, gelebten Brandschutz. Dieser Überblick beantwortet praxisnah die Frage, welche Unterlagen für den Brandschutz notwendig sind und wie Sie diese rechtssicher strukturieren.
Gesetzliche Anforderungen und Nachweise im Brandschutz
Brandschutz ist in Deutschland kein Einzelgesetz, sondern ein Zusammenspiel aus Bauordnungsrecht der Länder, Arbeitsschutzrecht und teils versicherungsseitigen Vorgaben. Für Neubau, Umbau und Nutzung sind der Genehmigungsbescheid mit Auflagen, der Brandschutznachweis bzw. das Brandschutzkonzept sowie Abnahmeunterlagen maßgeblich. Im Betrieb greifen insbesondere die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und die Technischen Regeln wie ASR A2.2 (Maßnahmen gegen Brände) und ASR A2.3 (Fluchtwege und Notausgänge), ergänzt durch DGUV-Vorschriften und -Informationen. Sonderbauvorschriften (z. B. Versammlungsstätten, Krankenhäuser, Industriebauten) konkretisieren die Anforderungen zusätzlich.
Nachweisdokumente müssen nicht nur vorhanden, sondern aktuell, freigegeben und am richtigen Ort verfügbar sein. Dazu zählen die Brandschutzordnung nach DIN 14096 (Teile A, B, C), Gefährdungsbeurteilungen mit dem Fokus Brand- und Explosionsschutz, Unterweisungsnachweise, Übungsprotokolle sowie Prüfbücher und Wartungsprotokolle für alle brandschutztechnischen Einrichtungen. Für bauliche und anlagentechnische Komponenten sind Verwendbarkeits- und Leistungsnachweise (z. B. allgemeine bauaufsichtliche Zulassungen, ETA, Leistungserklärungen), Abnahmebescheinigungen und ggf. Abweichungsentscheidungen der Bauaufsicht relevant.
Auch die technischen Regeln und Normen definieren dokumentationspflichtige Inhalte: Flucht- und Rettungspläne nach DIN ISO 23601, Feuerwehrpläne nach DIN 14095, Dokumentation von Brandmeldeanlagen nach DIN 14675 und EN 54 (inklusive Laufkarten), Prüf- und Wartungsnachweise für Feststellanlagen nach DIN 14677, für Sprinkler nach DIN EN 12845/VdS CEA 4001 sowie für Sicherheitsbeleuchtung nach DIN EN 50172/DIN VDE 0108-100-1. Hinzu kommen landesrechtliche Prüfverordnungen (PrüfVO) mit wiederkehrenden Sachverständigenprüfungen – deren Prüfberichte sind als behördliche Nachweise aufzubewahren.
Welche Unterlagen Betriebe bereithalten müssen
Im Kern benötigen Betriebe eine vollständige Grundlagendokumentation: das genehmigte Brandschutzkonzept bzw. den Brandschutznachweis samt Genehmigungsbescheid und Auflagen, die gültige Brandschutzordnung (Teile A gut sichtbar ausgehängt, Teile B/C intern bekanntgegeben), die Gefährdungsbeurteilung mit brandschutzspezifischen Maßnahmen sowie Benennungen und Qualifikationsnachweise (z. B. Bestellung des Brandschutzbeauftragten nach vfdb 12-09/01, Brandschutzhelfer-Ausbildung nach DGUV Information 205-023, Evakuierungshelfer). Notfall- und Alarmpläne, Räumungskonzepte und eine Kontaktliste für interne und externe Stellen runden den Pflichtbestand ab.
Ebenso wichtig sind die Pläne für Orientierung und Einsatz: aktuelle Flucht- und Rettungspläne, Feuerwehrpläne, ggf. Feuerwehrlaufkarten, Brandabschnitts- und Räumungspläne sowie Bestands- und Revisionsunterlagen der brandschutzrelevanten Anlagen. Für Brandmelde- und Löschanlagen gehören hierzu Schema- und Meldergruppenpläne, Schleifenbelegungen, Ansteuerungsmatrizen, Abnahmeprotokolle und das Anlagen-Logbuch. Für bauliche Abschottungen, feuerbeständige Bauteile und Beschichtungen sind Einbaudokumentationen mit Fotos, Kennzeichnungen und Verwendbarkeitsnachweisen notwendig, damit Feuerwiderstände und Abschottungsqualitäten im Lebenszyklus belegbar bleiben.
Der laufende Betrieb verlangt belastbare Prüf- und Wartungsnachweise: Feuerlöscher-Prüfprotokolle, Wartung und Funktionsprüfungen von Brandmeldeanlagen, Sprinkler-/Gaslöschanlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Feststellanlagen an Türen/Toren, Rauchschürzen, Sicherheitsbeleuchtung und Notstrom sowie jährliche Unterweisungen und dokumentierte Evakuierungsübungen. Ergänzend sind Berichte aus Brandschauen, behördlichen Begehungen und Sachverständigenprüfungen, Nachweise zu Sicherheitskennzeichnungen, ggf. Explosionsschutzdokumente (bei brennbaren Stäuben oder Gefahrstoffen) und versichererseitige Auflagen einschließlich Erfüllungsnachweisen bereitzuhalten. Empfehlenswert ist ein zentraler Brandschutzordner bzw. ein digitales Fristenkataster, das Verantwortlichkeiten, Prüftermine und Aufbewahrungsfristen steuert.
Die kurze Antwort auf „Welche Unterlagen sind für Brandschutz notwendig?“ lautet: alle Dokumente, die die Planung, Organisation, Ausstattung, Prüfung und Wirksamkeit Ihres Brandschutzes belegen – aktuell, vollständig und schnell griffbereit. Wer ein strukturiertes Brandschutzdokumentationssystem führt, Prüf- und Unterweisungszyklen sauber nachhält und Änderungen umgehend einpflegt, besteht Audits souverän und verbessert zugleich die Sicherheit im Alltag. Stimmen Sie Inhalte und Aufbewahrungsfristen mit Bauaufsicht, Feuerwehr, Prüfstellen und Versicherern ab – so bleibt Ihr Betrieb rechtssicher und im Ernstfall handlungsfähig.